DIAGNOZOWANIE POTRZEB SZKOLENIOWYCH

 

Diagnoza potrzeb szkoleniowych była pierwszym, wyjściowym punktem wypracowanego mechanizmu współzarządzania funduszem szkoleniowym. Na jej podstawie przedsiębiorcy we współpracy
z ekspertami zbudowali plany rozwoju pracowników.

 

Celem przeprowadzonej diagnozy było wskazanie problemów występujących w przedsiębiorstwie, określenie jego kluczowych obszarów i sposobu ich doskonalenia.

 

Na etapie rekrutacji przedsiębiorcy podkreślali, iż nie posiadają usystematyzowanego procesu planowania rozwoju swoich pracowników (80% z nich nigdy nie tworzyło planów szkoleniowych). Polityka szkoleniowa najczęściej realizowana jest przez szkolenia ad-hoc i nie obejmuje planowania długookresowego. Sytuacja ta wynika z deficytu wiedzy i kompetencji kadry zarządzającej w tym zakresie, jak również względów finansowych. Potwierdzają to badana PARP z 2013r. („Diagnoza stanu HR - Mapa HR”), z których wynika, iż tylko 7 % małych firm i 18 % średnich posiada strategię personalną określającą najważniejsze zasady zarządzania zasobami ludzkimi w tym rekrutację, politykę szkoleniową, systemy ocen pracowniczych, systemy motywacyjne itp.

 

Identyfikacja potrzeb szkoleniowych odbiorców projektu rozpoczęła się spotkaniami z kadrą zarządzającą, jako osobami posiadającymi największą wiedzę o przedsiębiorstwie i jego rozwoju. Podczas wywiadu doradcy wspólnie z kierownictwem firm wskazali procesy, które należy wzmocnić
i udoskonalić. Wśród nich najczęściej wskazywane były obszary: menadżerski, handlowy, windykacyjny, IT oraz obsługi klienta.

 

Doradcy w zależności od zidentyfikowanych obszarów kluczowych, zakresu działalności firmy oraz jej struktury wewnętrznej wykorzystywali zróżnicowane narzędzia do przeprowadzenia rzetelnej analizy potrzeb.

 


Eksperci przyjrzeli się kluczowym obszarom działalności firm wskazanych przez przedsiębiorców.
Z kadrą menadżerską przeprowadzone zostały wywiady osobiste. Ich wypowiedzi uzupełniły wyniki anonimowych ankiet, obserwacji dnia pracy, czy też testów samooceny przeprowadzone wśród pracowników niższego szczebla.

W wyniku audytu dla każdej firmy uczestniczącej w projekcie powstał raport z rekomendacjami zmian, jakie należałoby wprowadzić, aby usprawnić jej funkcjonowanie. Wyniki diagnozy potrzeb zasugerowały stanowiska pracy, jakie należałoby w firmie przeszkolić oraz wskazała obszary tematyczne, jakie należy zrealizować. Przeprowadzona analiza  pozwoliła na zdobycie odpowiedzi na następujące zagadnienia:

  • jakie wyzwania firma stawia sobie w najbliższym czasie?
  • jak wygląda proces planowania rozwoju firmy?
  • jakie bariery w firmie należałoby przezwyciężyć, aby zwiększyć konkurencyjność? W jaki sposób?
  • jak kształtuje się polityka szkoleniowa?
  • czy firma inwestuje w rozwój swojej kadry?
  • jakich narzędzi HR firma używa w celu zaplanowania rozwoju pracowników?
  •  

Wśród rekomendacji zmian, które najczęściej występowały należy wskazać:

  • poprawę komunikacji zespołowej i przepływu informacji,
  • udoskonalenie procesu sprzedaży,
  • modyfikację  zasad motywowania i oceny pracowników,
  • usprawnienie procesu delegowania zadań,
  • opracowanie strategii rozwoju firmy, zaznajomienie z nią całego zespołu oraz wspólne zrozumienie celów strategicznych przedsiębiorstwa,
  • podejmowanie działań zgodnych ze strategią rozwoju,
  • poprawę znajomości języków obcych w celu zdobywania nowych kontraktów.

W wyniku przeprowadzonej diagnozy potrzeb powstały założenia, stanowiące podstawę do zbudowania planów szkoleniowych.


REKOMENDACJE W ZAKRESIE DIAGNOZOWANIA POTRZEB SZKOLENIOWYCH

 

Diagnoza potrzeb szkoleniowych daje obraz badanego przedsiębiorstwa. W trakcie prowadzenia działań audytowych i analiz ich wyników konieczne jest jednak wzajemnie zaufanie i przekazywanie rzetelnych informacji.

 

Przedsiębiorcy bardzo często nie podejmują się samodzielnej diagnozy potrzeb z uwagi na brak wykwalifikowanej kadry w tym zakresie. Potwierdzają to dane z formularzy zgłoszeniowych na etapie rekrutacji do udziału w projekcie. Dlatego ważnym jest zapewnienie wsparcia zewnętrznego ze strony partnera społecznego. Zaangażowanie profesjonalnych doradców znacznie skraca czas poświęcony na przeprowadzanie takiej analizy i daje kompleksową informację zwrotną.

 

Z doświadczenia zdobytego w trakcie wdrażania projektu „Fundusze szkoleniowe w MŚP” wynika również, iż kadra zarządzająca pozytywnie odbiera fakt uwzględniania opinii całej załogi przedsiębiorstwa w audytowanych obszarach. Dzięki zapewnieniu anonimowości ankietowanych osób, decydenci uzyskali obraz swojej firmy widzianej oczami pracowników na różnych szczeblach.

Przedsiębiorcy, angażując do planowania rozwoju zewnętrzne podmioty, często obawiają się ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa. Pozytywnym zjawiskiem jest jednakże coraz większa świadomość konieczności korzystania ze wsparcia eksperckiego w zakresie diagnozowania potrzeb rozwojowych pracowników. Spojrzenie na firmę przez doradcę „z boku” daje rzeczywisty obraz przedsiębiorstwa.  Może on również wskazać problemy lub rozwiązania, których przedsiębiorcy i ich pracownicy, n a co dzień nie dostrzegają. Potwierdzają to opinie przedsiębiorców, którzy skorzystali ze wsparcia doradczo-szkoleniowego w projekcie „Fundusze szkoleniowe w MŚP”.

 

Przeprowadzona analiza uświadomiła przedsiębiorcom, jakie procesy w firmie należałoby usprawnić i udoskonalić, aby zwiększyć jej konkurencyjność na rynku. Rekomendacje zmian wskazane w raportach poparte zostały metodami ich wprowadzenia. Wyniki analizy stanowią podstawę do konstruowania planów szkoleniowych dla poszczególnych komórek organizacyjnych . Dzięki temu przedsiębiorcy mogą zaplanować szkolenia faktycznie potrzebne pracownikom, a tym samym racjonalnie i efektywnie gospodarować środkami finansowymi przeznaczonymi na kształcenie swoich kadr.


 

 

Serwis www jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
projekt i realizacja: MPMedia